HR必看的Excel技巧

时间：2023-08-25 11:55:27 进利 HR指南我要投稿

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HR必看的Excel技巧

　　对于HR来说，需要做的就是在公司员工信息表中，将当天过生日的同事，高亮显示出来。因为公司人多，可能会经常有人过生日，所以这个员工生日提醒需要做成自动化。下面是小编为大家搜集整理出来的有关于HR必看的Excel技巧，希望可以帮助到大家！

　　Excel数据源如下：

　　今天是2017年4月23日，咱们假定将今天过生日的同事的日期列填充黄色，效果如下：

　　1.选择D2：D20单元格区域。

　　2.点击“开始——条件格式——新建规则——使用公式确定要设置格式的单元格”。

　　“为符合此公式的值设置格式”框中输入公式：=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(D2),DAY(D2))=TODAY()

　　然后，点击“格式”，打开“设置单元格格式”，将符合条件的单元格填充黄色。

　　上面公式的意思解释：

　　date函数返回一个日期，三个参数，分别是年月日。小雅的思路，每个人每一年都有生日，因此我们用year(today())取出当年的年。接下来是月和日，用month取出出生那天的月，用day取出出生那天的日，然后和today()对比，如果相等返回TRUE，日期单元格就填充黄色。

　　Excel导入外部数据的方法

　　Microsoft Office Excel连接外部数据的主要好处是可以在Excel中定期分析此数据，而不用重复复制数据，复制操作不仅耗时而且容易出错。连接到外部数据之后，还可以自动刷新(或更新)来自原始数据源的Excel工作簿，而不论该数据源是否用新信息进行了更新。

　　安全性您的计算机可能禁用与外部数据的连接。若要在打开工作簿时连接到数据，必须通过使用“信任中心”栏或者将工作簿放在受信任位置来启用数据连接。

　　在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“现有连接”。

　　将显示“现有连接”对话框。

　　在该对话框顶部的“显示”下拉列表中，执行下列操作之一：

　　若要显示所有连接，请单击“所有连接”。这是默认选项。

　　若要只显示最近使用的连接的列表，请单击“此工作簿中的连接”。

　　此列表是从以下连接创建的：已经定义的连接、使用数据连接向导的“选择数据源”对话框创建的连接或者以前在该对话框中选择的连接。

　　若要只显示计算机上可用的连接，请单击“此计算机的连接文件”。

　　此列表是从通常存储在“我的文档”中的“我的数据源”文件夹创建的。

　　若要只显示网络上可访问连接文件的可用连接，请单击“网络的连接文件”。

　　此列表是从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的ExcelServices 数据连接库 (DCL) 创建的。DCL 是 Microsoft Office SharePoint Services 2007 网站上的一个文档库，其中包含一个 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 的集合。DCL 通常由网站管理员设置，网站管理员还可以将 SharePoint 网站配置为在“外部连接”对话框中显示此 DCL 中的 ODC 文件。有关详细信息，请参阅 Office SharePoint Server 2007 管理中心帮助。

　　如果没有看到所需的连接，则可以单击“浏览更多”以显示“选取数据源”对话框，然后单击“新建源”启动数据连接向导，从而创建连接。

　　注释如果从“网络的连接文件”或“此计算机上的连接文件”类别中选择连接，则连接文件将作为新工作簿连接复制到工作簿中，然后将用作新连接信息。

　　选择所需的连接，然后单击“打开”。

　　将显示“导入数据”对话框。

　　在“请选择该数据在工作簿中的显示方式”下，执行下列操作之一：

　　若要创建表以进行简单排序和筛选，请单击“表”。

　　若要创建数据透视表以通过聚合及合计数据来汇总大量数据，请单击“数据透视表”。

　　若要创建数据透视表和数据透视图以可视地汇总数据，请单击“数据透视图和数据透视表”。

　　若要将所选连接存储在工作簿中以便今后使用，请单击“仅创建连接”。

　　使用此选项将选定的连接存储到工作簿中以备后用。例如，如果要连接到联机分析处理 (OLAP) 多维数据集数据源，而且打算通过使用“转换为公式”命令(在“选项”选项卡上的“工具”组中，单击“OLAP 工具”)将数据透视表单元格转换为工作表公式，则可以使用此选项，因为不必保存数据透视表。

　　注释这些选项并非对于所有类型的数据连接(包括文本、Web 查询和 XML)都可用。

　　在“数据的放置位置”下，执行下列操作之一：