企业接待工作的规章制度

2017-11-28 规章制度

  导语:为进一步规范公司各类接待工作,有效控制接待费用,以“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、统一安排”为原则,使接待工作有所遵循,切实可行,特定本制度。下面就由小编为大家带来企业接待工作的规章制度,欢迎大家阅读了解!

  企业接待工作的规章制度

  一、 适用范围

  锦辉集团各子公司、及所属部门在日常工作中为开展各类

  业务经营和

  其他各项活动所必需的接送、食宿、购票、会议和陪同参观等方面的安排和工作;公司各级接待费用的申请、审核和批准。

  二、接待部门

  (一)、各子公司综合部为负责接待事务的管理部门,并负责做好用餐、住宿、会议室使用等记录;

  (二)、遇到重大接待工作和活动,可由主要接待部门协调各部门共同做好此项工作,有关部门要积极主动配合。

  三、接待事务分类

  (一)、公务接待

  公司领导重要客人、公司重要客户、外宾、政府部门及上级机关负责人等;

  (二)、业务接待

  公司普通客户、地方机关工作人员及与公司有往来的相关人员等;

  (三)、内部接待

  各子公司到其他公司办事或来公司学习交流人员等。

  四、接待标准及要求

  (一)、餐饮接待标准及要求

  1、公务接待与业务接待工作餐饮安排在公司VIP餐厅或市内其他饭店进行;

  2、内部接待工作安排在公司食堂(工作餐);

  3、公务接待100-200元/人;业务接待50-100元/人;内部接待30元/人;

  4、公务接待陪同人员一般为董事长及副总以上级别领导;业务接待陪同人员一般为副总以下级别人员;内部接待由对口接待部门的领导或员工陪同;陪同人数不得超过客人的1.5倍,费用按各个接待标准的情况算。

  (二)、住宿接待标准及要求

  1、公务接待

  地方三星级以上宾馆或住宿费每晚200元/人以上宾馆;

  2、业务接待及内部接待

  公司内部客房或住宿费每晚200元/人以下宾馆。

  (三)、会议接待标准及要求

  1、根据参会人员的人数安排相应的会议室,5-10人安排在公司内部小会议室,10人以上安排在公司内部大会议室;

  2、会议接待由对口接待公司的综合部人员进行接待,内容包括:会议室的环境卫生、会议用品材料的准备、音响设备、茶水、瓜果、点心等。

  (四)、其他接待标准及要求

  1、部分接待需要安排被接待人员的往返车船费,根据情况来预订飞机票或车票等;

  2、部分接待需要给来访人员馈赠纪念品,根据情况来选择合适的礼品。

  五、接待流程

  (一)、餐饮接待和住宿接待

  1、参与接待的对口部门接待需提前向综合部申请填写《公司接待申请表》,由对口接待部门领导、综合部及董事长签字审批后,方可安排餐饮接待或住宿接待的准备工作;

  2、遇临时需要接待来不及填写《公司接待申请表》的.,可打电话到综合部说明情况,事后补填;

  (二)、会议接待

  1、参与接待的对口部门接待需提前向综合部申请填写《公司会议室使用申请表》,由部门领导签字审批后,方可安排会议接待准备工作;

  2、遇临时需要接待来不及填写《公司会议室使用申请表》的,可打电话到综合部说明情况,事后补填。

  六、接待审批流程

  (一)、各部门必须在接待后一个星期内将接待费用汇总后由部门领导签字、董事长审批后,交由财务部报销,过期不予报销;

  (二)、参与接待的对口部门需提供接待时所花费事项的发票、菜单及明细小票等。

  七、注意事项

  (一)、接待中涉及重要事务、会议和文电等,需要注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密;

  (二)、接待中要做好礼仪工作。接待人员必须着装整齐规范,行为举止大方,对待客人要态度热情服务周到;

  (三)、接待过程中如出现虚假填报预算及其他损害公司形象及利益的行为,视情节轻重给予处罚并通报批评;

  (四)、未经批准而超出标准的接待费用,由对口接待人员或部门自负。

  八、本制度自发布之日起执行。

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